Highlights
Hvordan API'en forbinder læringssystem, Microsoft og Surveyxact, så data flyder automatisk mellem systemerne.
Hvordan rapporter automatisk opdeles, så afdelinger kun ser deres eget, mens andre får fuld adgang.
Hvorfor Bo Størup Nielsen kalder API-løsningen "ikke raketvidenskab", men alligevel en gamechanger for eksisterende systemer.
Det administrative arbejde i forbindelse med Viden Djurs kursusevalueringer var en stor byrde, indtil de opsatte en API-løsning, der sparer dem 250 timer årligt
Og den bedste nyhed af dem alle?
Opsætningen er så enkel, at det er noget, alle kan efterligne (ja, også dig), og API-løsningen kan bruges til en lang række vidt forskellige ting:
- Oprette respondenter
- Sende spørgeskemaer ud til løbende målinger
- Overføre indsamlet data til ledelsesrapportering i fx PowerBI
- Løbende oprydning, såsom at slette målinger og data, der ikke længere skal opbevares i Surveyxact
API styrker allerede eksisterende programmer
Bo Størup Nielsen, Digital Projektleder hos Viden Djurs, er på mange måder drivkraften bag udviklingen.
Han og ledelsen i Viden Djurs har det som et aktivt strategisk punkt at optimere processer og samtidig forbedre kvaliteten i arbejdet.
API-løsningen er et klasseeksempel på, hvordan forskellige systemer i en organisation kan forbindes på en sådan måde, at det både sparer tid og reducerer risikoen for menneskelige fejl.
I deres tilfælde er det deres læringssystem, Microsoft og Surveyxact, der alle spiller gnidningsløst sammen via API.
"Det er ikke raketvidenskab, men for nogle steder er API-løsningen en fantastisk gave, der åbner op for nye muligheder og potentialer med allerede eksisterende systemer."
Bo Størup Nielsen, digital projektleder, Viden Djurs
250 timer sparet årligt
Hvert år holder Viden Djurs over 400 kurser, der alle evalueres på.
Det betød også, at hele processen rundt om den evaluering krævede vældig meget tid. Omkring 30 min. per evaluering, faktisk.
Og da det i høj grad var en manuel proces, der, som Bo så smukt opsummerer det, "krævede mange tast i systemet," var risikoen for menneskelige fejl også høj.
Den udfordring er nu praktisk talt helt udryddet med en succesrate på 99.81% siden implementeringen af API-løsningen.
Her når de også selv at se rapporterne, inden de sendes videre til kunden. Det gør de for yderligere at sikre, der ikke er gået noget galt.
Og i samme ombæring kan opsætningen også helt automatisk dele rapporterne op, så nogen har adgang til det hele, mens andre afdelinger kun ser deres eget.
.webp)
Automatisk rapportering
En anden udfordring var, at det statslige system, som kursusdeltagere udfylder deres evalueringer i, ikke gav Viden Djurs mange muligheder for at trække statistik på.
Det problem har API-løsningen også fikset.
Via API overfører de automatisk dataen fra systemet over til Surveyxact, der derefter udformer relevante rapporter ud fra kriterier, som Bo og hans team har opsat.
"APIen trækker data ud af AMU, propper den ind i Surveyxact og trækker selvstændige rapporter ud på forskellige områder og deler dem med alle relevante interessenter. Holder du det op mod, hvordan det fungerede før, så er det som dag og nat."
Bo Størup Nielsen, digital projektleder, Viden Djurs
