Får I nok ud af APVen? 6 spørgsmål der sikrer, du får fuldt udbytte af APV og trivselsundersøgelser

APVen er lige afsluttet og resultaterne er kommet ind. Undersøgelsen var en succes, og foran dig har du en masse glohed, nyindsamlet data fra hele organisationen. 

Hvad så nu? 

Uanset hvilken undersøgelse du lige har afsluttet — om det er en stor en som APVen eller en mindre PULS-måling — så er arbejdet langt fra færdigt. Mange ville endda påstå, det er nu, at arbejdet rigtig starter. 

Fordi bruger du ikke den data bedst muligt, er alt arbejdet spildt. 

  • Hvordan koger du resultaterne ned til en konkret handleplan, der tager al den nye viden og omdanner til praktiske tiltag, som skaber en mærkbar forskel i medarbejdernes arbejdsdag? 
  • Hvordan prioriterer du områder og tiltag? 
  • Hvilke slags tiltag er der brug for? 
  • Har du bud på, hvorfor resultaterne ser ud som de gør? 
  • Er der fremgang eller tilbagegang i forhold til sidste undersøgelse? 
  • Hvorfor/hvorfor ikke? 

Hvis du også stiller dig nogle af ovenstående spørgsmål, så er du ikke alene. 

Det er de færreste, der på egen hånd er klædt på til at vurdere og fortolke resultater fra enhver undersøgelse. Og uden den rigtige hjælp og vejledning risikerer du, at du ikke får det optimale udbytte af målingen. 

Der findes dog en lille håndfuld faktorer, der går igen på tværs af stort set alle spørgeskemaundersøgelser og vidensindsamling. 

Nedenfor får du mit bud på de seks vigtigste. Har du styr på dem, før du går i gang med at udarbejde din handleplan, så er du godt på vej. 

1. Hvad er du mest tilfreds med i dine resultater? 

Glem ikke de positive resultater. 

Det er let straks at zoome ind på og identificere de negative resultater. Det er helt naturligt, eftersom målingen typisk også bliver anvendt i en udviklings- og forbedringsproces. 

De positive resultater indeholder dog vigtige erfaringer, der kan bruges til at styrke andre områder. Dialog om de positive resultater er også vigtigt for at skabe motivation — og for at skabe en positiv identitet som enhed/organisation. 

Og så hjælper det også med at løfte udviklingsarbejdet på andre områder. 

2. Er der resultater, der overrasker dig? 

Er der resultater, du eller andre ledere ikke genkender ikke eller ikke kan se sig selv i? 

Det er vigtigt at være ekstra nysgerrig på, hvad det er udtryk for. 

Målet er ikke nødvendigvis, at du eller pågældende ledere bliver enige med medarbejderne om vurderingen.  

Men du skal forstå, hvorfor de svarer, som de gør. Det gælder alle resultater, der overrasker dig — uanset om det er i positiv eller negativ retning. Gør du ikke det, risikerer du at overse vigtig information, du kan bruge til at planlægge og prioritere opfølgende tiltag.

3. Hvordan er resultaterne sammenlignet med andre enheder i organisationen? 

For at vurdere om et resultat er højt eller lavt, er det ofte en hjælp at sammenligne med andre enheder i organisationen. Med Xact får du både interne og eksterne benchmarks at sammenligne resultater med, som kan give et godt overblik over mange ting. 

I Dashboards kan du arbejde med filtre og sammenligninger. Et filter giver dig mulighed for at bestemme præcis hvilke data, der skal vises. Og med sammenligninger kan du sammenholde figurens resultater med anden data.

Her er det også vigtigt at holde øje med, hvordan forskellige afdelinger eller enheder i organisationen vurderer samme område. 

Fx har nogle drivere systematisk tendens til at blive vurderet højere/lavere end andre. Derfor, bemærker du en lav score på et område, er det ofte relevant at se, om scoren også er lav, sammenlignet med andre enheder. 

Hvis et resultat afviger markant i forhold til resten af organisationen, er det vigtigt at forstå hvorfor. 

Bonus: Vær generelt opmærksom, hvis du har en lille enhed og dine resultater derfor er baseret på få besvarelser. I en afdeling med fx fem medarbejdere påvirkes resultatet væsentligt af en enkelt medarbejder. En score er således ikke nødvendigvis udtryk for medarbejdernes generelle oplevelse men kan være drevet af enkelte ekstreme (meget positive/negative) individuelle svar. 

4. Hvordan er udviklingen sammenlignet med forrige måling? 

Hvis det er muligt, er det selvfølgelig relevant at sammenligne resultaterne med forrige måling. 

At sammenligne hver afdeling med sig selv er for så vidt det mest relevante sammenligningsgrundlag — og i mange tilfælde det første, du bør kigge på, når du får resultaterne i hånden. 

Er resultaterne gået frem eller tilbage? 

Og i forlængelse af punkt 3 ovenfor, hvis resultaterne viser væsentlige ændringer, er det relevant at vurdere hvorfor. 

Er det områder, hvor der er gjort en særlig indsats? Er der ting, der er gjort anderledes? Har der været ændringer i de eksterne/interne rammer? 

5. Ser du sammenhænge mellem resultaterne? 

I tolkningen er det typisk en god idé at skue på tværs af resultaterne på forskellige områder. 

Ofte vil områderne i sammenhæng male et mere nuanceret billede, end hvis du udelukkende fokuserer på enkeltstående resultater. I tilfælde hvor flere områder viser sig at bonne systematisk lavt eller højt ud, er det naturligt at vurdere, hvordan de hænger sammen. 

Her er et konkret eksempel: 

I resultaterne fra en APV ligger en afdeling lavt på ’eksekveringsevne’ og har samtidig en lav score på ’rolleklarhed’ og ’målorienteret ledelse’. 

Det tyder på, at medarbejderne her savner klarhed over ansvar og forventninger, og herved samtidig har vanskeligt ved arbejde effektivt, eksekvere på tiltag og opnå fastsatte mål. 

6. Er der stor forskel i medarbejdernes besvarelser? 

Ingen er ens. Medarbejderne kan opleve og vurdere én og samme situation forskelligt og derfor besvare samme spørgsmål vidt forskelligt. 

Måske Anastasia er vild med kantinens veganretter mens Marianne absolut ikke kan udstå dem, fordi hun synes, de bruger for meget hummus. 

Som mennesker har vi forskellige præferencer og karakteristika. Hvad der er positivt for nogle, er ikke nødvendigvis positivt for andre.

Af samme grund, når du vurderer resultatet på et område, er der stor forskel på, om medarbejderne generelt er enige i vurderingen — eller om de vurderer det meget forskelligt. 

Variation og generelle udsving er derfor helt naturlige. 

Men er der stor variation, er det ikke nødvendigvis hensigtsmæssigt med samme handling for hele afdelingen. Det vil sige, gør du intet kantinens veganretter, så forbliver Marianne utilfreds; ændrer du derimod på retterne, risikerer du, at Anastasia bliver utilfreds. 

Hverken af tiltagene er ideelle. 

Her er det i stedet ofte bedre at følge op på situationen med de(n) enkelte medarbejder(e). 

Sidder du stadig tilbage med spørgsmål? 

Er du obs på og kan du svare tilfredsstillende på de seks spørgsmål ovenfor, så er du godt på vej med at få fuldt udbytte af din APV, tilfredshedsundersøgelse eller anden undersøgelse, du lige har afsluttet. 

Men det er selvfølgelig bare starten. Det hårde arbejde begynder nu, hvor handleplanen skal lægges, tiltag planlægges, opfølgningsmøder holdes og så videre og så videre. 

Har du spørgsmål hertil, er du velkommen at række ud til mig eller en af mine kolleger. Du kan gå direkte til min LinkedIn profil via linket ovenfor. Du kan også tage fat i Xact generelt via vores kontaktformular på hjemmesiden. 

Er du mere generelt nysgerrig, er du selvfølgelig også velkommen til at udforske vores vidensunivers. Du kan fx lære, hvordan du laver verdens bedste spørgeskemaundersøgelser.