Er Digital Post aktiveret i din kommune?

Sådan finder du ud af, om du kan sende undersøgelser ud via Digital Post i din undersøgelse.

Hvis du er i tvivl om din kommune har aktiveret Digital Post i SurveyXact, kan du tjekke det i din undersøgelse. Alle brugere i SurveyXact har nemlig mulighed for at tjekke, om funktionen er blevet aktiveret.

Under dataindsamlingen, hvor distributionskanalen vælges, kan der vælges mellem både Digital Post Borger og Digital Post Virksomhed. Her kan du se, om Digital Post er aktiveret ved at kigge på, om teksten fremgår tydeligt. Er teksten utydelig, er Digital Post endnu ikke aktiveret.

Du har naturligvis altid mulighed for at spørge din kontaktperson i din kommune Mia Martinussen på telefon 51612630 om dine muligheder.

Hvorfor udsende undersøgelser via Digital Post
Digital Post er en populær tilvalgsydelse i SurveyXact – en ydelse som en stor del af det offentlige i Danmark allerede benytter sig af. Det øger sikkerheden og troværdigheden for respondenterne, hvilket giver en række fordele for din undersøgelse.

Stabil leveringsmetode - Sikkerhed for modtageren af den Digitale Post
Udsendelse til et CPR-nummer som identifikation sikrer, at man med sikkerhed ved, hvem undersøgelsen sendes til, da CPR-numre ikke kan ændres i modsætning til mailadresser. Der er dermed garanti for, at den borger du ønsker besvarelse fra, reelt set også er den, der svarer, fordi spørgeskemaet ikke lander i ægtefællens, kollegaens eller arbejdsgiverens indbakke - eller måske slet ikke når frem eller havner i modtagerens spammappe.

Fuldt krypteret udsendelse
Data som bliver sendt via Digital Post bliver kodet således, at andre ikke kan se data såsom cpr-nummer. Særligt ved undersøgelser som indeholder personfølsomme oplysninger er sikkerheden afgørende.

Nemt og enkelt at udarbejde en PDF til udsendelse til Digital Post
Det er lige så nemt at udarbejde en PDF til udsendelse som at udarbejde en e-mail. De to udsendelsesformer kan kombineres og tilpasses respondenterne og den enkelte.

Seriøs henvendelse til borgerne
Henvendelser på Digital Post opfattes i højere grad som seriøse henvendelser. Derudover er der langt færre henvendelser, end der typisk er på e-mail, der også indeholder diverse reklamemails og nyhedsmails med videre.

Højere svarprocenter
Høj troværdighed og sikkerhed giver højere svarprocenter, og respondenter der modtager en undersøgelse på Digital Post vil i højere grad besvare undersøgelsen. Derudover er undersøgelserne nemmere at få øje på, og der følger en større forpligtelse til at besvare en undersøgelse sendt med Digital Post.

Styring af besvarelserne – Én besvarelse pr. borger
Ligesom ved e-mail distribution udsendes et unikt link, som kun giver mulighed for at afgive én besvarelse. Det sikrer, at respondenten ikke har mulighed for at afgive flere besvarelser og dermed påvirke resultatet i en bestemt retning. Yderligere er der også mulighed for at sende rykkerPDF og informationsPDF.

Marginale omkostninger i udsendelsesomkostninger
Omkostningerne forbundet med udsendelserne faktureres af kommunernes egne samarbejdspartnere KMD eller Strålfors. Det er derfor det samarbejde, som afgør, hvilke omkostninger udsendelserne har.

Ikke alle medarbejdere/borgere har emailadresser
Da alle medarbejdere og borgere med stor sandsynlighed har et CPR-nummer sikres det, at alle har mulighed for at få tilsendt et link til en besvarelse. Det giver mere ensformighed i undersøgelsens metode.

Validering af respondenter
Det er muligt at validere respondenter allerede ved import. Denne validering kontrollerer eventuelle fejl i det angivne CPR-nummer og oplyser samtidig om eventuel fritagelse af den enkelte respondent fra Digital Post.

Digital Post til erhverv
Tilvalgsydelsen giver en ekstra mulighed for udsendelse via CVR-numre; samme sikkerhed og fordele blot med udsendelse til virksomhederne.

 

Eksempler på undersøgelser udsendt med Digital Post.

Interne undersøgelser med Digital Post udsendelser:

• APV målinger
• Trivselsundersøgelser
• Onboarding undersøgelser
• Exit undersøgelser
• Hjemmearbejdspladsvurdering
• Undersøgelse om sexisme og uønsket seksuel opmærksomhed

Eksterne målinger med Digital Post udsendelser:

• Tilfredshedsmålinger hos jobcenteret
• Diverse evalueringer af forløb, events og arrangementer
• Obligatoriske valg til frokostordninger i dagtilbudene
• COVID-relaterede undersøgelser
• Til- og fraflytnings undersøgelser
• PPR-undersøgelser