6 tips der løfter svarprocenten i dine undersøgelser

Af Morten B. Lund, Rambøll Management Consulting.

Hvis du snart skal gennemføre en undersøgelse, har du sikkert allerede overvejet spørgsmålet: Hvordan får jeg den højest mulige svarprocent? En høj svarprocent på dine undersøgelser er afgørende for, at du kan gøre det efterfølgende datasæt til brugbar og troværdig viden. Bare rolig, du behøver ikke at være metodeekspert for at komme i gang. Her får du 6 tip, der hjælper dig til at få så mange svar som muligt på din næste undersøgelse.

  1. Spørg om de rigtige ting
    Skær ind til benet, og spørg kun om det, der skal komme svar på. Inden du begynder at udforme undersøgelsen, er det vigtigt at definere undersøgelsens formål så præcist som muligt. Når formålet er på plads, er det meget nemmere at se om de enkelte spørgsmål i undersøgelsen rent faktisk bidrager til formålet.

    Har undersøgelsen flere formål, er det ofte bedre at dele undersøgelsen op og lave to eller flere undersøgelser – der så udsendes med mellemrum. Korte og præcise undersøgelser får højere svarprocenter end lange og brede undersøgelser. Tænk på dig selv som respondent: Ville du ikke også finde det mere overskueligt at svare på nogle få skarpe spørgsmål, som er relevante for dig, end en bredere undersøgelse, der vil det hele på én gang?

  2. Spørg på det rigtige tidspunkt
    Der er ikke noget entydigt rigtigt tidspunkt, men sæt dig i modtagerens sted. Prøv at afkode, hvornår modtageren kan forventes at have en aktuel holdning til det emne, som undersøgelsen skal afdække. Kan du se, at det tidspunkt ligger 14 dage fremme i tiden, så kan det være værd at vente på. Det giver flere og mere fyldestgørende svar, når emnet er aktuelt og relevant for modtageren.
     
  3. Spørg så det kan forstås
    Er dine spørgsmål lange og svære at forstå, er der en større risiko for, at modtageren misforstår det, at modtageren springer spørgsmålet over eller helt dropper at gennemføre undersøgelsen. Brug ord, der er lette at forstå for alle i modtagergruppen. Undgå fagudtryk, hvis muligt.

    Det kan være en god idé at lade en kollega eller bekendt, der passer i målgruppen, teste undersøgelsen. Således kan du observere vedkommendes reaktion på de enkelte spørgsmål. Det er helt naturligt at ty til sit eget fagsprog, uden at man selv lægger mærke til det. Feedback fra målgruppen kan være med til at fjerne unødvendigt fagsprog og finde spørgsmål, der ikke ikke giver mening eller er formuleret på en uhensigtsmæssig måde.

  4. Spørg gennem de rigtige kanaler
    Hvis du kender målgruppen for din undersøgelse, kan du også finde ud af, hvilke medier gruppen benytter. Spørgeskemaundersøgelser kan i dag foregå på mange måder og steder. Fx via mail, SMS, digital post, QR-koder og sociale medier. Du kan sagtens benytte flere medier på en gang. Når du rammer målgruppen på den platform, hvor brugeren er, øger du sandsynligheden for, at de ser dit budskab og finder tid og lyst til at svare.

    Kan svarene gives, når de sidder i toget til eller fra arbejde, så skal modtagerne måske have en mail tidlig morgen eller ved fyraften. Andre gange ved du måske, at det er arbejdsmails du sender til – her kan en mail ved frokosttid være oplagt for at løfte svarprocenten. Fælles for alle metoderne er, at jo flere muligheder du kan give respondenterne for at svare, jo mere tilbøjelige er de til at gøre det. Overvej fx om den klassiske invitationsmail skal følges op af en reminder på SMS – du vil blive overrasket over resultaterne.

  5. Spørg ved hjælp af logiske skalaer
    Skalasvar skal bruges med omtanke. Du kender sikkert selv den klassiske skala fra ”Meget enig” til ”Meget uenig”. Det er der en god grund til. Den udmærker sig nemlig ved at være både let genkendelig og let for respondenten at fortolke. Ligesom med valget af spørgsmål er det vigtigt at undgå misforståelser og forvirring hos modtageren. Tænk dig derfor godt om, når du vælger svarskalaer til dit spørgeskema. Hvis du er i tvivl, så lad være med at genopfinde den dybe tallerken – brug i stedet velkendte og gennemprøvede skalaer.

    1. Vi anbefaler, at du i langt de fleste tilfælde benytter en skala med et ulige antal svarmuligheder. At skulle placere sig på en skala med lige antal gør det umuligt at placere sig ”i midten”. Er det der modtageren vil placere sig, risikerer du at få en ”ved ikke” besvarelse frem for et reelt svar eller endnu værre en uafsluttet besvarelse, fordi modtageren bliver irriteret over skalaen og springer fra.

    2. Vi anbefaler, at du benytter skalaer og benævnelser, der er kendte og lette af afkode for de fleste. Skal man forholde sig til en ny form for skala eller en voldsomt nuanceret skala, kan det blive meget svært og tidskrævende for modtageren. Så tidskrævende at vedkommende springer fra. Jo mindre tid respondenten skal bruge på at lære dine skalaer at kende, desto mere tid har de til at svare grundigt på selve spørgsmålene.

  6. Giv modtageren en god oplevelse
    Har modtageren haft en god oplevelse med den første undersøgelse, du sendte, er der større chance for at få et svar fra vedkommende næste gang, der er brug for deres hjælp. Det løfter ikke svarprocenten på den første undersøgelse, du sender men kan gøre det på fremtidige.

    Den gode oplevelse kan være flere ting. Hvis de 5 foregående punkter er tjekket af, er du allerede kommet langt. Derudover er det altid godt at kvittere for deltagelsen og fx tilbyde at sende relevante resultater fra undersøgelsen. Eller helt enkelt ved at sende brugeren videre til en relevant side som afslutning på besvarelsen.

 

Rambøll har mere end 30 års erfaringer med alle former for undersøgelser og bearbejdning af data for store og små danske og internationale virksomheder samt offentlige ministerier og styrelser.

Så har du brug for mere viden og inspiration, kan vi helt sikkert hjælpe. 

Kurser der forbedrer jeres udbytte
Hvis du gerne vil lære mere om, hvordan du arbejder med evalueringer og undersøgelser, er du meget velkommen på et af SurveyXacts spørgeskema- og metodekurser. Kurserne er gratis for SurveyXact-kunder. Der er kurser for begynderen såvel som den øvede målingsadministrator både relateret til arbejdet før, under og efter din næste undersøgelse.

 

Vi anvender Cookies

Websitet anvender cookies til at huske dine indstillinger og statistik. Denne information deles med tredjepart. Læs nærmere her